前任者が FileMaker プラットフォームで修理依頼システムを構築したが退職に伴い、突然宇野氏にその役割がまわってくることになった

──2016年の秋、宇野氏はシステム担当としてまずは社内で新規開発要望としてあがっていた複数の機能など開発することを前提として FileMaker を取り扱うSIer複数社に相談をもちかけた。

当時、開発要望としてあげた内容は以下である。

• 紙ベースの帳票関係を一貫して出力ができるシステム
• CSVで管理していた会員データをシステム化
• ポイント発行管理をシステム化
• 月一の請求書発行業務をシステム化させて楽にできるように
• 問屋受発注管理ファイルをシステム化
• パーツ管理をシステム化

この内容で相談およびお見積りを依頼し、複数社より様々なご提案を頂いた。何が導入の決め手になったのか問いかけたところ

「サポータスは比較的安価であり、信頼できると感じられるご提案をいただいたのでお任せしようとなった。また個人的には、ご提案いただいた担当者が釣り好きであり、意気投合し釣り好きに悪い人はいないというモットーに従って任せることを決めた。」

と宇野氏は話す。

ここから宇野氏とサポータスの当時PM（プロジェクトマネージャー）である川畑とのタッグが組まれることになった。

「Excel 管理していた帳票ファイルがなくなり、 FileMaker からボタン一つで印刷ができるようになった。」（宇野氏）

今まで1顧客に1Excel ファイルで管理していたデータをすべて FileMaker でデータベース化することでまとめて管理でき、そのまま様々な帳票を出力する機能を提供。

大量の Excel ファイルで納品書や請求書を発行しており業務ミスが多く過去の履歴が振り返りづらかったが、FileMaker システム化したことで膨大なデータの検索が楽になり出力もボタン一つでできるようになり、大幅な工数の削減と、人による単純ミスがなくなった。

「今まで弊社商品を買っていただいたお客様には、問い合わせフォームか電話で連絡してもらい手動でポイントの付与をしていたが、ポイント付与のミスやポイント交換商品の発送手違いが多くあった。」と語る宇野氏。

今回 FileMaker システムに会員管理システムを組み込み、お客様はWebダイレクトで構成された会員ページにより、ポイント申請が簡単にできるようになり、いつ誰が何ポイント使ったのか、いつ誰がポイント交換商品を発送したのかが履歴で残るようになり業務の見える化がされる仕組みと機能を提供。

「日々のポイント管理業務がほぼなくなり、確実に間違いのない運用ができるようになった。」と宇野氏は述べる。

多くの業務をシステム化したことによって結果として、多くの手間がなくなり新しい商品開発や販売戦略に集中できる時間が多くなりシステム化のよる効果を実感しているようである。さらに今後期待することを聞いてみた。

「今回、一連の業務を全てシステム化したことで、システム内で顧客データの管理ができるようになった。そのデータを元に新たな商品開発や、新商品の情報などを必要としている人に届けられるような仕組みを作りたい。また、うまくデータの2次活用をして更なるオーシャンマーク製品の普及に努めていきたい。」と宇野氏は話す。

まだまだシステムに組み込みたいことが多くあるようなので、これからもオーシャンマーク様のビジネスの後押しができるようにシステム面で貢献していきたい。